Békeidőben a világ irodai munkásainak nagy része open office-ban dolgozik, azaz olyan egylégteres helyen, amit egészségügyi szempont- ból sokan kockázatosnak tartanak az egyre többek szerint hosszú távon velünk maradó járvány kitörése óta. Vajon hogy fogja befolyásolni a COVID-19 a világ irodaevolúcióját, megrengeti-e az amúgy is több oldalról támadott egyterű irodák hegemóniáját? A kérdésekre Beck Márton, kommunikációs stratéga és változásmenedzsment-szakértő kereste a választ.

Egy kis irodatörténet

A mai értelemben vett irodai munkavégzés az első ipari forradalom idején jött létre, ekkor vált tömegesen szét a kék- és fehérgalléros munkavégzés színtere. Ebben az időszakban az iroda kis szobát jelentett. A nyílt irodatér, mint koncepció, a 20. század elején jelent meg, de igazán a 2. világháború után kezdett elterjedni, és az elmúlt évtizedekben ennek különböző mutációi uralják a világ irodapiacát.

Mi az open office sikerének titka? Elsősorban a hatékony térkihasználás és a rugalmasság, de támogatói a menő design lehetőségét, a vállalati hierarchiában különböző szinteken dolgozó munkatársak körülményeinek uniformizálását (azaz az egyenlőtlensége csökkentése) és a munkatársak közötti jobb kommunikációt szokták kiemelni. Ugyanakkor egy közel sem egyöntetűen népszerű műfajról van szó, az elmúlt években számos támadás érte az open office intézményét.

Létjogosultsága ettől függetlenül megingathatatlannak tűnt, amiben nagy szerepet játszott, hogy az infrastruktúrára fordított költések jelentették általában második legnagyobb kiadást a nagyvállalatok életében. Emiatt a koronavírus kitörését megelőzően a nyílt irodatér felett maximum a távoli horizonton gyülekeztek a viharfelhők.

A bezárkózás kora

A koronavírus alapjaiban rengette meg a fehérgalléros munkavégzés megszokott módját azzal, hogy bebizonyította,  a távmunkában kevésbé gyakorlott cégek is képesek gyorsan és tömegesen átállni az újfajta működésre. Ugyanakkor a nemzetközi példák alapján úgy tűnik, hogy az előttünk álló hetekben egyre több irodaház fogja megnyitni kapuit. Az szinte biztosra vehető, hogy a távmunka sok cég gyakorlatának szerves része marad, de vajon azon túl, hogy kevesebbet fogunk munkahelyünkön dolgozni, milyen hatással lesz a koronavírus az irodákra, a munkavégzés módjára?

Lehetséges hatások

Nem reális forgatókönyv, hogy az egyébként is nehéz időszakot élő cégek tömegesen költséges fejlesztésekbe fogjanak, emiatt a gazdasági racionalitás (is) azt feltételezi, hogy a szervezetek a meglévő infrastruktúrájukhoz igazodva fogják keresni a megoldási lehetőségeket. Az szinte biztos, hogy a vállalatok újragondolják működésük alappilléreit, és jelenleg is dolgoznak rövid – és hosszútávú működési stratégiákon. Ehhez az irodatér szempontjából az alábbi területeket vizsgálhatják.

Rövidtávon

Legfontosabb és leggyorsabban végrehajtható intézkedésként új higiénia normákat fognak bevezetni. A kézfertőtlenítő eszközök elterjedése garantált, valószínűleg ez lesz az a változás, amivel mindenki találkozni fog, amint visszamegy az irodába. Emellett várhatóan a különböző ruha- és cipőtalpfertőtlenítő megoldások is több helyen fel fogják ütni a fejüket. Továbbá a(z amúgy kifejezetten költséges) takarítás sűrűségén növelni fognak a cégek, és amellett, hogy az íróasztalokat is alaposabban fogják fertőtleníteni, a sokak által használt gombokat – kilincseket – korlátokat naponta többször sterilizálják majd. Ezeket a lépéseket pedig attól függetlenül meg fogják tenni a cégek, hogy egylégterű, vagy zárt irodáról van-e szó, hiszen, mint ahogy azt az American Society for Microbiology korábbi kutatása kimutatta, elég egy fertőzött felület az épületben a vírus gyors terjedéséhez. A könnyen tisztíthatóság is szempont lesz az új építésű irodáknál: Christine Cavataio, a Cuningham Group építésziroda vezetőjének véleménye, aki szerint az egészségügyi intézmények által használt könnyen tisztítható megoldások egyre népszerűbbek lesznek.
Kitágulnak a terek: a takarítással összefüggésben valószínűleg sok helyen fognak arra törekedni, hogy minél kisebb legyen a közösen használt helyiségek terhelése, azaz csökkenni fog az irodák „népsűrűsége”. Ez a gyakorlatban azt eredményezheti, hogy a (légitársaságok által tervezettekhez hasonlóan) a munkatérben egy asztal kihagyással fognak ülni az emberek. Emellett minden közös térben, így a tárgyalókban, étkezőkben, menzán, közösségi terekben csökkenteni fogják a székek-asztalok számát.
Kevesebb lesz a közösködés: a shared deskek, azaz többek által közösen használt munkaállomások egyelőre dedikált helyekké válhatnak, vagy minden használat után alaposan és szakszerűen fertőtleníteni fogják azokat – bár erre nagyon kevés cégnek lesz kapacitása.
Falakat emelünk magunk közé: a térelválasztó paravánok is a vegyes megítélésű open office eszközök közé tartoztak a koronavírus előtt, most azonban a biztonságérzet egyik fő védőpajzsa lehet – képzeljük csak el, hogy tüsszent a velünk szemben ülő kolléga: ha nincs köztünk megfelelő magasságú válaszfal, valószínűleg sokakban negatív gondolatokat indítana el egy ilyen (valószínűleg ártalmatlan) eset.
A jó levegő fontosabb mint valaha. Az irodák egyik legnagyobb mumusa az ablaknyitogatás, ilyenkor ugyanis gyakran automatikusan leáll a szellőztetőrendszer, de nemcsak a hűtés/fűtés hatékonysága csökken, hanem a pollenek is beszabadulnak. Ugyanakkor a folyamatos levegőcsere a vírus elleni védekezés egyik alapeszköze, tehát, ahol nem megfelelően fejlett a szellőztető-légszűrő berendezés, vagy drága fejlesztésekbe kell fogni, vagy várhatóan nyitott ablakoknál fogják tölteni az elkövetkezendő hónapokat.

Közép- és hosszútávon

A közösségi terek kulcsszerepben: a távmunka egyelőre hatalmas sikersprintben van, de valószínűleg ezzel párhuzamosan a (biztonságos) közösségi lét iránti igény történelmi magasságokban járhat. A munkahelyeken ez a munkatársak közötti formális és informális eszmecserében ölt testet, ennek katalizálására jöttek létre a közösségi terek, amelyek az ún. ABW (activity based workplace), azaz tevékenységalapú munkaterek legnépszerűbb újításai közé tartoznak. Ha egy munkaadó biztosítani tudja a biztonságos használatot (pl. a jelenlegi szokásoktól eltérően foglaláshoz köti, és minden alkalmat fertőtlenítés követ), ezek a terek nemcsak, hogy megtartják szerepüket, hanem fel is értékelődnek.
Proptech újratöltve: az „okosépület” koncepcióról ugyan sok szó esett az elmúlt években, de pár példát leszámítva a lehetőségek mégis inkább a futurisztikus képet festettek, semmint a közeljövőben tömegesen bevezetendő megoldásokat. A koronavírus ezen változtathat: Arjun Kaicker, a Foster and Partners korábbi vezetője szerint  az érintésmentes megoldások népszerűsége soha nem látott méretet fog ölteni, és a hangvezérelt liftektől az arcfelismerésre nyíló ajtókig, a kényelmi (pl. kávérendelés) és funkcionális (pl. villanykapcsoló, hőszabályozó) szolgáltatásokat integráló applikációkig számos fejlesztés várható a jövőben, és immár nem a cool, hanem a biztonságos munkahelyi image-et erősítve. De ilyenek lehetnek még olyan egészségügyi megoldások, mint pl. a belépőpontoknál elhelyezett hőkamera, vagy mobil „orvosi állomás”, ami a munkatársak egészségi állapotát méri.

Főszerepben a változásmanagement

A COVID-19 betörése után a túléléshez szükséges első lépés az informatikai alapok megteremtése, a távmunkához szükséges alapfokú tudás biztosítása volt. A következő, az irodai élet (valószínűleg eleinte részleges) újraindításához nélkülözhetetlen feladat a munkaterek biztonságossá tétele – mindezt látványosan, hiszen a kollégák egészségének megőrzése mellett bizalmuk visszanyerése kiemelten fontos: ha nem érzik, hogy munkaadójuk gondoskodik biztonságukról, könnyen gondolhatják, indokolatlanul nagy kockázatot vállalnak a bejárással. A harmadik lépés pedig az új rendre történő kulturális átállás: a tapasztalatokat rendszeresen monitorozva új folyamatokat kell létrehozni, közös szokásokat és ceremóniákat kell kiépíteni, és a korábbiaktól eltérő működési normákat kell meghonosítani. Mindezt úgy, hogy a munkamenet hatékony helyreállítása mellett az emberi kapcsolatok erősítésére is legyen megfelelő platform, hiszen egy jó munkahely a társas élet egyik központi helyszíne is.

A fentiek teljesítése nélkül a munkavállalók könnyen azt érezhetik, hogy munkaadójuk nem ura a helyzetnek. Ez bizonytalanságot szül, ami nagyon rossz irányba befolyásolja morált és teljesítményt. Emiatt a célzott változásmanagement és transzparens kommunikáció kiemelten fontos szerepet fog kapni az elkövetkezendő hetekben-hónapokban.

Összefoglalva

A megfelelő higiéniai intézkedések meghozatala (és betartása) esetén a COVID-19 nem fogja gyökerestül felforgatni az irodai munkavégzést, így az open office konstrukciót sem fogja elmosni. Viszont a pandémia kirobbanása előtt meghatározónak mondható, a munkaállomások méretének csökkentésével, a közösen használható eszközök és helyiségek számának növelésével a kihasználtságot maximalizáló irodai működést fel fogja váltani a „szellősebb”, nagyobb privát teret biztosító berendezkedés. Ez viszont, ahol lehetséges, a vírus okozta fenyegetettség elmúlásával várhatóan – pont a nyílt irodatér rugalmasságának köszönhetően – hamar vissza fog rendeződni. A távmunka feltételezhetően széles körben elterjed, de nem lesz teljhatalma. A fizikai és informatikai feltételek megteremtésével párhuzamosan a nagyvállalatok egyik legfontosabb (a kommunikáció és a HR közös felségterületéhez tartozó) változásmanagement kérdése pedig az, hogy hogyan tudják megteremteni a fizikai és virtuális munkateret integráló folyamatokat, a fejlődést támogató digitális képzési módszereket, valamint az új rendhez igazodó vállalati kultúrát és ezt „tartó” normarendszereket, azaz hogy létre tudjanak hozni egy új testet, szellemet és lelket.